—文书和工程资料管理工作培训小结

文/华骅 

2016年9月21日，长江南京以下深水航道建设工程指挥部在镇江组织举办了文书和工程资料管理工作培训。通过本次培训中所学到的水运工程资料管理规范，不仅对我本人来说有很大的帮助，对于公司其他奋战在一线的监理员来说，也是一次很好的学习机会，因此我决定把这次培训中的一些知识拿出来进行分享。

一、坚持平时收集，保证档案管理工作的及时性

随着工程建设进程的不断深入，文件材料就会越积越多，若不能及时完成应归档材料的收集整理工作，对工程档案的完整性、准确性、系统性必将产生十分不利的影响。档案工作收集制度要坚持平时收集，工程实施到哪一步，对应的材料就应该形成到哪一步，这些材料形成出来就应该归档完成。

在平时收集过程中，我们应该推广预立卷的做法。预立卷就是平常文件归档的过程中就按照归档的分卷、分类、分盒要求把它归到对应的位置，按照单元划分的体系来进行摆放。在此基础之上，盒子外面做好简单的标签，盒子里面做好档案目录。通过预立卷我们可以把文件归档工作放到平时来做，而不是所有的文件都积累在哪里等到最后完工时候再来汇总。这样在平时的归档工作中就容易发现还缺少什么文件，能极大减少后期档案工作的工作量。

二、文件的组卷规范问题

很多项目在档案组卷的时候不重视组卷的规范性，因此会造成组卷混乱、档案重复使用或者档案缺失的情况。特别是几个参建单位之间往来的文件，这是长期困扰档案工作人员的一个大问题。

225号文件对档案组卷规范进行了明确。档案由主题进行分卷，例如质量、进度、安全、费用、环保等几个方面，每一个主题下面的文件按照事件进行闭合。例如项目部向监理单位发送联系单，监理单位又请示业主单位和设计院，这种情况下文件的归档首要原则就是前后往来的几个文件要按照顺序排列，结论性文件在前，过程性文件放在后面，作为一个完整的事件来闭合，作为一整个事件来归档。各个事件之间按照事件顺序来进行排列。

监理单位发出去的指令文件，只要项目部进行了闭合的，就可以不再重复归档。业主发出的文件，如果在项目部进行了闭合，也是不需要重复归档的。监理单位发出的文件，不要求项目部回复的，由监理单位负责归档。监理单位和业主发生往来的文件，由监理单位进行归档。

需要共用的文件材料，例如在不同分部工程中重复使用的报审材料，只需要在开工报审、首建工程文件中归档，在其他部位只需要在备考表里做说明即可，如果怕不清楚，可以把报验表的第一张报审表复印了放在其他施工部位的质量保证体系文件里，其他附件不用再复印。但是报审表的复印件上要写明原件要归档在哪一卷文件里。

三、原始材料的提供问题

在档案归档工作中有很多材料是必须要归档原始材料的。对于这个问题，225号文件第九条、第十条、第十二条中做了具体的描述。那么对于原始材料的认定问题，档案管理人员在平时工作中也存在很多常见的误区，其中最大的问题就是文件盖章方面。

所有合同、协议、签证的文件必须用原件，是不可以复印之后用红章补盖之后进行归档的。原件丢失、用复印件补盖红章也是不允许的。施工过程记录、事故处理单、试验检测报告、设计变更等文件一定要用原件归档。特别是设计变更有时候会通过设计院发传真到施工单位，没有原件的，一定要让项目部要回原件后再归档。各种类型的自制文件，例如施工方案、监理实施细则等所有文件必须要有签章。方案的标题、落款都要盖章，没有盖章不允许归档。白头文件、规划细则、报审文件、专项报告等都要盖上相应项目部、监理部的章。

施工建材的质量证明文件，原材料报验、出厂合格证如果不是项目专用的，例如材料不是专门定制、预制的，这个复印件是可以归档的，但是要请销售单位在复印件上加盖红章。如果有的材料是专门为项目定制的，这些材料的出厂合格证是必须要有原件的。资质证书，例如船机、仪器、设备鉴定证书，如果是施工单位自己所有的，可以加盖项目部红章后归档。如果是外购设备、租赁设备、或者其他单位提供的设备鉴定、报告，必须要由有检测资质的单位提供红头红章的文件才能归档。

四、其他一些细节上容易忽视的问题

档案的使用用材也是常常被档案管理人员忽视的问题。复印件不能拿来归档，打印件不能用喷墨打印，要激光打印。使用的书写材料要用不褪色的书写材料，碳素墨水或黑色水笔是可以使用的。圆珠笔、红墨水笔、蓝墨水笔、铅笔、复写纸、热敏传真纸都是不可以在档案材料中使用的。在档案形成过程中如果是铅笔记录的，一定要用黑笔重新誊抄。

还有一个不太容易被人重视的是关于原件修改问题。在档案修改过程中，严禁使用修正液，橡皮擦去擦钢笔或水笔字迹也是不允许的。例如一些现场记录表，如果要修改，就用水笔斜线杠掉，在边上重新写。错误的原文要保留而不是覆盖，要能让人识别出原始材料是什么，修改人还要在旁边签字。

经过这次培训，我收获很多，感想很多。传统思想中认为档案工作就是保存历史记录而已，我之前从未认识思考过开展档案工作的意义，没有认识到档案工作中蕴含这么多的细节问题。经过这次的学习，使我认识到档案工作并不是单一的保存记录，还是一件精品化、精细化的工作。在档案工作中存在许多平时稍不注意就会忽视的细节，而这些细节问题可能会引发意想不到的严重后果。 

在档案管理信息化的今天，有很多国家大型工程都有档案录入系统，但是这代替不了平时点点滴滴的档案收集。“于微小之中追博大，于无奇之中求精彩”，这大约是对档案工作最合适的形容。我们在平时的工作中，也应该摆正工作态度，树立良好的工作作风，把档案工作水平提高到一个新的台阶。